e-Defter'de Zorunlu, Koşullu ve Opsiyonel Alanlar: Eksiksiz Teknik Rehber

e-Defter'de Zorunlu, Koşullu ve Opsiyonel Alanlar: Eksiksiz Teknik Rehber

e-Defter tutarken, her bir kaydın hangi alanlardan oluşması gerektiğini bilmek, yasal uyumun olmazsa olmazıdır. GİB'in teknik şartnamesi, her biri kritik öneme sahip alanlar tanımlamıştır. Bu yazıda, bir e-Defter kaydında bulunması gereken Zorunlu, Koşullu Zorunlu ve Opsiyonel alanları, anlaşılır bir dille sınıflandırarak açıklıyoruz.

A. Üst Seviye (Yevmiye Maddesi) Zorunlu Alanlar

Bu alanlar, her bir yevmiye maddesini (fişini) bir bütün olarak tanımlar ve tüm satırları için geçerli olan üst bilgilerdir.

  1. Yevmiye Numarası: Kaydın o yıla ait sıralı ve benzersiz numarasıdır. (1'den başlar, artarak devam eder).

  2. Yevmiye Tarihi: İşlemin gerçekleştiği tarihtir. yyyy-AA-gg formatında (Örn: 2024-08-15) yazılmalıdır.

  3. Kaydı Oluşturan: Kaydı sisteme giren kişinin isim ve soyadıdır.

  4. Muhasebe Fiş Numarası: İşletmenizin kendi içinde kullandığı fiş seri numarasıdır. Serbest metin olarak girilir.

  5. Açıklama: Yevmiye maddesinin genel açıklamasını içeren opsiyonel alandır. İşlemin özeti buraya yazılabilir.

  6. Toplam Borç Tutarı: Yevmiye maddesindeki tüm borç kalemlerinin toplam tutarıdır.

  7. Toplam Alacak Tutarı: Yevmiye maddesindeki tüm alacak kalemlerinin toplam tutarıdır.

    • ÖNEMLİ: Toplam Borç ve Toplam Alacak mutlaka birbirine eşit olmalıdır.

B. Satır Seviyesi Zorunlu Alanlar

Bu alanlar, yevmiye maddesini oluşturan her bir kalem (satır) için mutlaka doldurulması gereken bilgilerdir.

  1. Ana Hesap Kodu ve Adı: Muhasebe planınızdaki ana hesabın kodu ve adı (Örn: 100 / KASA).

  2. Alt Hesap Kodu ve Adı: Ana hesabın altında daha detaylı takip yapılıyorsa, bu alt hesabın kodu ve adı (Örn: 100.01 / TRL KASA).

  3. Satır Tutarı: İlgili hesaba yazılacak borç veya alacak tutarı.

  4. Borç/Alacak Göstergesi: Tutarın Borç mu yoksa Alacak mı olduğunu belirtir. Bu alanda sadece D (Borç) veya C (Alacak) kullanılmalıdır.

C. Belge Bilgileri (Zorunlu ve Koşullu Alanlar)

Bu bölüm, muhasebe kaydına kaynak teşkil eden belgelere ait alanları içerir.

  1. Belge Türü (document_type): Kaynağın ne olduğunu gösterir ve sadece aşağıdaki sabit kavramlardan biri kullanılır:

    • invoice: Fatura

    • check: Çek

    • receipt: Makbuz

    • voucher: Senet

    • order-customer: Müşteri Sipariş Belgesi

    • order-vendor: Satıcı Sipariş Belgesi

    • shipment: Navlun

    • other: Diğer

  2. Belge Numarası: İşleme kaynaklık eden belgenin (fatura, çek, makbuz vb.) numarası.

  3. Belge Tarihi: Kaynak belgenin düzenlendiği tarih. yyyy-AA-gg formatında olmalıdır.

  4. Özel Belge Türü (Koşullu Zorunlu): Eğer document_type alanına other (diğer) yazılmışsa, burada belgenizin türünü serbest metin olarak (örneğin, "Alış Fişi", "Fiyat Faturası") yazmanız zorunludur.

D. Diğer Alanlar

  1. Satır Açıklaması: Yevmiye satırı ile ilgili detaylı açıklama yapılabilen opsiyonel alandır.

  2. Ödeme Yöntemi (Koşullu Zorunlu): İşletmenizin yaptığı veya aldığı ödemelerin yöntemini (örneğin, "Banka Havalesi", "Kredi Kartı", "Nakit") belirten alandır. Ödeme içeren işlemlerde doldurulması gerekir.

Blogunuz İçin Özet Tablo

Alan GrubuAlan AdıZorunluluk DurumuAçıklama
Üst SeviyeYevmiye No, Tarih, Toplam TutarlarZorunluYevmiye fişini bir bütün olarak tanımlar.
Satır SeviyesiHesap Kodu/Adı, Satır Tutarı, B/A GöstergesiZorunluFişi oluşturan her kalem için doldurulur.
Belge BilgisiBelge Türü, No, TarihiZorunluKaydın dayanağı olan belgeyi tanımlar.
Belge BilgisiÖzel Belge TürüKoşullu ZorunluBelge türü "other" ise doldurulur.
DiğerÖdeme YöntemiKoşullu Zorunluİşlem bir ödeme içeriyorsa doldurulur.
DiğerAçıklama, Satır AçıklamasıOpsiyonelAçıklayıcı notlar için kullanılır.

Sonuç:

e-Defter'inizi hatasız ve yasalara uygun bir şekilde tutabilmek için bu alanların işlevlerini iyi anlamak çok önemlidir. Zorunlu alanlar, kaydın geçerliliği için temel iken; koşullu alanlar, işlemin niteliğine göre doldurularak denetim ve takip süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırır. Muhasebe yazılımınızı seçerken veya kayıtlarınızı kontrol ederken bu listeyi bir kontrol listesi (checklist) olarak kullanabilirsiniz.

Yasal Uyarı: Bu içerik bilgilendirme amaçlı olup, resmi bir belge niteliği taşımamaktadır. En güncel ve bağlayıcı bilgiler için www.gib.gov.tr adresini ziyaret ediniz veya mali müşavirinize danışınız.

Yorumlar

Yorum Gönder

Bu blogdaki popüler yayınlar

E-fatura Satış Faturası Oluşturma

Resim
 Edm portala kullanıcıadı ve şifre ile giriş yaptıktan sonra Taslak>Fatura Oluştur sayfasına girmeniz gerekmektedir. Gelen ekranda fatura bilgilerini girmeniz gerekmektedir Alıcı Bilgileri kısmında vergi numarası kısmına vergi numarası girdiğinizde firma bilgileri otomatik gelecektir. E-fatura mükellefi değilse müşteriniz hata verecektir ve yukarıda olan e-arşivi seçip ardından tekrardan vergi numarasını giriniz firma bilgileri gelecektir. Şahıs şirketlerinin vergi numarası fatura keserken kullanılmamaktadır tc kimlik numarası girilmesi gerekmektedir Not:Firma bilgileri gelmiyorsa Turmob üzerinden veri çekme pasiftir. Tanımlar menüsünden firmalarım sayfasına girip gelen ekranda güncelle butonuna(Firma adı kısmının yanında) basarak Alıcı bilgilerini turmob üzerinden getir seçeneğini seçip aşağı inip güncelle butonuna basınız ardından portaldan çıkış yapıp giriş yapı fatura oluşturabilirsiniz. Alıcı bilgileri girildikten sonra ürün bilgileri girme kısmına geçebilirsiniz(ödeme bilg...
Devamı

Fiş Aktarımı

Resim
Luca Zirve GSMnet(Mikrokom) Mikrov17- v16 Orka Eta Datasoft Yukarıda belirtilen programlara faturaları fiş haline getirilip aktarımları yapılmaktadır. Teknik destek konularında ve kurulum işlemlerinde malimusavir@edmbilisim.com.tr mail atabilirsiniz. Aşğıdaki videolar kurulum ve anlatımı belirtmektedir eksik olan programlar için mail atabilirsiniz. Luca Aktarım Kurulumu ve Anlatımı Zirve Aktarım Anlatımı Mikrokom GSMnet Aktarım Anlatımı
Devamı

İlaç-Tıbbi Cihaz Faturası Oluşturma

Resim
 EDM portalda ilaç-tibbi cihaz faturası oluşturmak istiyorsanız aşağıdaki adımları yapabilirsiniz.    Edm portala kullanıcıadı ve şifre ile giriş yaptıktan sonra Taslak>Fatura Oluştur sayfasına girmeniz gerekmektedir. Gelen ekranda fatura senaryosu kısmını ilaç-tıbbi cihaz olarak seçiniz ardından  fatura bilgilerini girmeniz gerekmektedir Alıcı Bilgileri kısmında vergi numarası kısmına vergi numarası girdiğinizde firma bilgileri otomatik gelecektir. E-fatura mükellefi değilse müşteriniz hata verecektir ve yukarıda olan e-arşivi seçip ardından tekrardan vergi numarasını giriniz firma bilgileri gelecektir ve ilaç-tıbbi cihaz faturası sadece e-faturada kullanılmaktadır. Şahıs şirketlerinin vergi numarası fatura keserken kullanılmamaktadır tc kimlik numarası girilmesi gerekmektedir Not:Firma ya da şahısın bilgileri gelmiyorsa Turmob üzerinden veri çekme pasiftir. Tanımlar menüsünden firmalarım sayfasına girip gelen ekranda güncelle butonuna(Firma adı kısmının yanında)...
Devamı