Ön Muhasebe Kullanımı(Güncel)

 Öncelikle ön muhasebede yapılabileceklerden bahsedelim ön muhasebe programımız bulut bir programdan yani edm fatura portalı ile entegredir ve bir menü olarak edm fatura portalına eklenmektedir borç alacak stok takibi yapılabilinmektedir. Yapılamayanlar ise ihracat carisi işlemleri dövizli borç alacak e-ticaret için uygun değildir Stok işleminde mevcut stok üzerine ekleme yapmaz yeni stok açılması olur her yeni fatura geldiğinde sistem otomatik stok açmaktadır. Ön muhasebe programımızı kullanmak için öncelikle sipariş girişi yapılması gerekmektedir edm fatura portalına girdiğinizde anasayfada sağ altta satış temsilciniz bulunmaktadır mail ya da telefon ile görüşüp siparişi girişi yapıldıktan sonra sipariş onaylanınca yine anasayfada teknik temsilciniz bulunmaktadır onla iletişime geçebilirsiniz otomatik olarak portalda ön muhasebe şeklinde menü gelmesi gerekmektedir gelmediyse teknik temsilcinize mail atarsanız kendisi yapacaktır.

Ön muhasebe menüsü geldiğinde birden fazla sayfa bulunmaktadır;

Anasayfa

Burada bekleyen ödemeler verilen çekler bekleyen tahsilat portföydeki çekler alınan krediler banka kredideki çekler bilgilerin toplu bulunduğu sayfadır. Burada genel olarak toplu bir şeye bakmak istiyorsanız bu sayfayı kullanabilirsiniz.

Müşteri/Tedarikçiler

Bu sayfada müşterilerinizi ya da tedarikçilerinizi görebilirsiniz ve burada tahsilat ekleme ödeme ekleme gibi işlemleri yapabilirsiniz. Bu ekranda vergi numarası ya da şirket unvanı ile aramalar yaparak carilerinize ulaşabilirsiniz. Yeni kayıt butonuna basarak gelen ekranda carilerinizi ekleyebilirsiniz borç alacağını belirtip ekleme yapabilirsiniz. Otomatik cari kaydetme özelliğimiz bulunmaktadır fatura keserken şirketin vergi numarasını ya da tc kimlik numarasını yazıp bir tane fatura kesildiğinde ya da size bir fatura geldiğinde cari kayıtlı değilse sistem otomatik cariyi burada açmaktadır. Eğerki borç alacığını düzeltmek isterseniz cariyi bulduktan sonra en sağ tarafta açılış fişi yazısına tıkladığınızda borç ve alacak tutarlarını düzeltebilirsiniz. Bir carinin hareketlerini bakmak isterseniz arama kısmından unvanı ya da veri numarası ile aramasını yapabilirsiniz ve cariyi bulduğunuzda sağ tarafından cari hareketleri yazısına tıkladığınızda yeni sayfa açılacaktır ve carinin hareketlerini görebileceksinizdir. Bu ekranı excel olarak almak isterseniz sol üst kısımda excel ikonu var ona tıklamanız yeterlidir. Cari hareketlerine fatura kestiğinizde ya da fatura geldiğinde size otomatik işlenmektedir siz sadece ödeme ve tahsilat eklemeleri yapmanız yeterlidir. Bu sayfada direk cariye ödeme ya da tahsilat eklemesi yapabilirsiniz. Ödeme şekilleri ise Nakit, Kredi Kartı Banka, Çek/Senet şekillerinde ödeme ve tahsilat yapabilirsiniz. Çek/senet kısmında çek numarasını girip kendiniz yapabilirsiniz ya da çekler sayfasından çek oluşturarak yapabilirsiniz.

Bu sayfada toplu olarak cari yükleme toplu tahsilat yükleme toplu açılış fişi yükleme özellikleri bulunmaktadır butonlara tıkladığınızda yükleme sayfasına yönlendirecektir burada örnek exceli indirip ona göre doldurul ardından dosya seç kısman exceli seçip yükleme yaptıktan sonra yükle butonuna bastığınızda yüklüyecektir.

Not: Banka hesabı, Kasa, Kredi Kartı açmadan ödeme ya da tahsilat eklemesi yapamazsınız ön muhasebe menüsünden hesaplar sayfasına girip açabilirsiniz.
Not: Bu ekranda carilerinizi kullanım dışına alabilirsiniz silme yoktur eğerki borç alacak ya da bilgilerinde değişiklik olacaksa bulduğunuz carinin yanında güncelle butonu bulunmaktadır ona tıklayıp bilgilerini değiştirebilirsiniz sistemde kayıtlı ve kullanımda dışındaki cari eklenmek istediğinizde sistem hata verecektir. Borç alacağı açılış fişi kısmına tıklayıp düzeltebilirsiniz.
Not: Tahsilat ve ödeme ekleme işlemlerini gelen ya da giden sayfasından yapabilirsiniz farkı fatura bazlı ödeme ya da tahsilat yapmak istiyorsanız gelen ya da giden sayfasından bu işlemi yapabilirsiniz.

 

Satış Faturası Oluştur

Bu sayfa Taslak menüsünden fatura oluştur sayfası ile aynıdır tek farkı mal hizmet kısmında ürün adını yazıp ara butonuna bastığınızda ürünleri getirmektedir ve seçip fatura kesmeyi sağlayabilmektesiniz.

 

Alış Faturası Oluştur

Bu sayfada kağıt olarak fatura kaydetmek istediğinizde kullanılmaktadır GİB’de olan e-arşiv faturaları otomatik çekmekteyiz carileride otomatik açılmaktadır. Bu sayfa ithalat yapıyorsanız o faturaları ya da GİB’de olmayan faturaları girmeniz için kullanılmaktadır

Gelen E-arşiv

Gelen e-arşiv faturaları için edm portalda anasayfada olan mali müşavir bilgilerini girdikten(mali müşavir ile çalışmadan işlem yapıyorsanız VKN ve Beyanname şifreleri ile işlem yapınız.) sonra gelen fatura menüsünden gelen sayfasına girip sağ üste olan işlemler butonuna tıklayınız ardından en aşağıda gelen e-arşiv faturaları güncelle butonuna tıklayınız ardından son 60 günde olan e-arşiv faturaları gelecektir. E-arşiv portalda olan e-arşiv faturaları çekilmektedir orada yoksa portala gelmeyecektir. Aynı işlemi gelen makbuzlar ve ÖKC içinde yapabilirsiniz. Sistem otomatik çekmeyi Pazar günleri bir kere yapmaktadır onun haricinde siz yapabilirsiniz.

ÖNEMLİ DUYURU

 

Mali müşavir tanımlamalarında GİB kullanıcı kodu alanına çoğunlukla yanlışlıkla VKN girilmektedir.

Doğru işlem için, Dijital Vergi Dairesi > Sicil Bilgilerim sayfasında yer alan 8 haneli servis kodunun kullanıcı kodu olarak kullanılması gerekmektedir.

 

Ayrıca, bazı kullanıcıların mali müşavir tanımlaması sırasında mali müşavir VKN’si yerine T.C. kimlik numarası girmesi nedeniyle hatalar oluşmaktadır.

 

Doğru alanlara doğru bilgilerin girilmesi hâlinde herhangi bir sorun yaşanmayacaktır.

Tahsilatlar

Bu sayfada yapılan tahsilatlar bulunmaktadır yaptığınız tüm tahsilatları bu sayfada bulabilirsiniz. Bu sayfada yanlış girdiğiniz tahsilat olursa bu sayfadan silebilirsiniz ya da güncelle butonuna basarak tutarı değiştirebilirsiniz silmek için x işaretine basarak silme yapılabilinmektedir. Yaptığınız tahsilatı vergi numarası ya da unvan ile girerek hangi cariye yapıldıysa bulup işlem yapabilirsiniz.

 

Ödemeler

Bu sayfada yapılan ödemeler bulunmaktadır bir cariye ödeme yaptığınızda bu sayfada yansımış olacaktır bir ödemeyi silmek isterseniz bu sayfadan silebilirsiniz. Ödemeyi bulduktan sonra x işaretine basarak silebilirsiniz ya da güncelle yapmak isterseniz yaptığınız ödemeyi vergi numarası ya da unvan ile arama yaprak bulduktan sonra güncelle butonuna basarak yapılan ödemenin tutarını değiştirebilirsiniz.

 

Giderler

Bu sayfada gider oluşturup ödemesini yapabilirsiniz. Tekrarlanan giderleriniz var ise sağ üst kısımda Tekrarlanan Giderler Listesine tıklayıp tekrarlanan gider ekleyip zamanı gelince giderin ödemesini yapabilirsiniz ve güncelleme silme işlemlerinizi de yapabilirsiniz. Değişken giderleri normal gider sayfasına girip yeni kayıt butonuna basarak kategorisini seçip gerekli bilgileri girdikten sonra kaydedip ödemesini yapabilirsiniz. Tekrarlanan giderlere kira elektrik su aidat kredi vb. gibi ödemelerinizi ekleyebilirsiniz.

 

Hesaplar

Bu sayfada kasa, banka hesapları, kredi kartı hesaplar bulunmaktadır eklemeleri yapmadan ödeme ya da tahsilat işlemi yapılamamaktadır. Bu sayfada kasadan hesabına para aktarabilirsiniz ya da hesaptan kasaya para aktarabilirsiniz Para girişi ekle    Para çıkışı ekle Başka hesaba transfer et seçenekleri ekranın sağ tarafında bulunmaktadır yazılara tıklayıp işlem yapabilirsiniz. Hesap hareketleri yazısına tıklayıp ödeme ve tahsilat işlemlerinin detaylarına ulaşabilirsiniz ve tarihli olarak sorgulama yapıp excel raporu alabilirsiniz. Hesap bilgilerini de güncelle butonuna basarak değiştirebilirsiniz.

Çekler

Bu sayfada çek oluşturabilirsiniz ve bunu sonra cariye ödeme olarak ya da tahsilat ekleyebilirsiniz ya da aldığınız bir çek var ise onu ekleyebilirsiniz. Alınan verilen alınan-verilen gibi çek türleri vardır ve bunları gruplandırmasını yapabilirsiniz. Aldığınızı verebilir ya da kendiniz oluşturup başkasına verebilirsiniz. Çekleri gruplandırmasını yapabilirsiniz Portföydeki çekler banka kredideki çekler banka nakit tahsilat çekler olmak üzere bu çeklerin durumlarını da değiştirip ön muhasebe menüsünde olan Portföydeki çekler banka kredideki çekler banka nakit tahsilat çekler girip bakabilirsiniz. Kısacası çekler sayfasından bütün çek işlemlerinizi yapabilirsiniz ve verdiğiniz çekin iadesi olduysa çekin en sağ tarafında çek iade yazısı vardır ona bastığınızda iadesi olacaktır. Çek geçmişinden çekin yapılan adımlarını takip edebilirsiniz. Çek oluşturmak için yeni kayıt butonuna basınız gelen ekranda gerekli alanları doldurup işlem yapabilirsiniz.

Hizmetler/Ürünler

Bu sayfada hizmet ya da ürün eklemesi yapabilirsiniz ya da gelen bir fatura düştüğünde edm portala otomatik stok açılacaktır ama dikkat edilmesi gereken kısımda aynı adla ürün olsada sistem yine stok açmaktadır mevcut stok üzerine ekleme yapmaz. Bu sayfada ürün hareketlerine ulaşabilir ve yeni kayıt butonuna basarak kendiniz stok ya da hizmet eklemesi yapabilirsiniz. Sağ üst kısımda mükerrer kayıtları getirme yapabilirsiniz. Excel ile toplu ürün yüklemek isterseniz sağ üst kısımda excel ürün yükle butonuna basıp örnek exceli indirip doldurup dosya seç kısmından exceli seçip yükle butonuna basınız ardından excel yüklenecektir.

Not: Stok ya da hizmet eklemek istediğinizde kategori eklemesi yapmanız gerekmektedir kategori eklemesi olmadan stok ya da hizmet eklemesi yapamazsınız. Bu özellik ürünlerinizi ve hizmetlerinizi gruplandırma yapmaya yaramaktadır.

 

Stok Hareketleri

Bu sayfada stok girişi yapabilirsiniz ya da stok çıkışı yapabilirsiniz fatura kesmeden sadece stoklarda işlem yapmak isterseniz bu sayfada işlem yapmanız gerekmektedir. Bir cariye stok göndermek istiyorsanız ya da şubenize çıkmak istiyorsanız yine kullanabilirsiniz ama cari ekli olması gerekmektedir.

Kategori Tanımları

Bu sayfada ürün gider ve tedarikçi olmak üzere 3 tane kategori tanımı yapabilirsiniz bu yapılan tanımlar stokta ve giderler kısmında ekleme yaparken kullanabilirsiniz. Yeni kayıt butonuna basarak ana kategoriyi seçip kategori yazıp ekleme yapabilirsiniz.

Firma Çalışanı

Bu sayfada çalışanlarınızı ekleyebilirsiniz birden fazla muhasebeciniz varsa kullanabileceğiniz bir alandır. Yeni Kayıt butonuna basıp ekleme yapabilirsiniz 

Raporlar

Bu sayfada Stoktaki Ürünler Raporu BA-BS Raporu KDV Raporu Satış Raporu Cari Hareket Özet Raporunu alabilirsiniz. 

Cari Hareket Özet Raporu

Cari Hareket Özet Raporunu alırken Müşteri/Tedarikçi kısmını seçip vergi numarasını yazıp cari bazlı ya da vergi numarasını yazmadan genel rapor alabilirsiniz. Raporu aldığınızda aşağıda rapor takip listesi çıkmaktadır link kısmından çıkan mavi yazıya tıklayıp excel olarak indirimi sağlanmaktadır.

 

Ön muhase programı edm portalda olandır daha detaylı ve profesyonel bir kullanım arıyorsanız ya da kullanmak istiyorsanız bilgi@erpcloudy.com ya da 0850 441 32 53 iletişime geçebilirsiniz.

Not: Ön muhasebe modülünde dövizli cari takibi e-ticaret carileri ihracat carileri takibi gelen faturadaki stokları mevcuttaki stoklarla eşleştirme özellikeri bulunmamaktadır bunları kullanmak istiyorsanız erp cloudy programını kullanabilirsiniz.